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A melhor maneira de manter a sua empresa sempre no caminho certo e ainda poder concentrar as energias para obter resultados positivos é que você faça a gestão das suas notas.

Isso porque empresas que não focam em realizar uma gestão eficiente nesse processo podem acabar sendo penalizadas por não apresentarem o arquivo XML de notas fiscais eletrônicas (NFes).

Esse tipo de questão geralmente é identificado diante de uma fiscalização realizada por parte do setor contábil da sua empresa – e o resultado pode ser um grande e difícil problema no final das contas!

Se você tem duvidas acerca de quais são as penalidades ou até mesmo quer entender melhor como evita-las e manter sua empresa sempre de acordo com a legislação brasileira, continue acompanhando o conteúdo desse artigo a seguir!

Faça a gestão das suas notas e mantenha as penalidades afastadas da sua empresa!

Para quem tem duvidas o XML é uma espécie de acrônimo para o termo Xtensible Markup Language – refere-se a uma linguagem de marcação elaborada pelo consórcio glocal W3C (um dos maiores criadores de soluções para internet do mundo)

O software Simplificado possibilita às empresas baixarem as NFes emitidas contra o seu CNPJ  por meio de uma integração com a Secretária da Fazenda.

Esse tipo de ferramenta facilita, e muito a rotina administrativa das empresas, e permite que as consultas de notas fiscais e armazenamento das mesmas sejam muito mais simples e ágil.

Vale destacar que todo esse processo evita que uma empresa acabe passando por algum processo ou sendo acusada por penalidades, segundo a Legislação brasileira.

Quando ocorre alguma transação de compra e venda, é muito comum que as partes envolvidas no processo acabam não se preocupando que aconteçam eventuais problemas – mas como você deve saber, eles são absolutamente possíveis!

E quando ocorre isso a regra é muitos simples: será que a empresa se resguardou e manteve o XML da nota fiscal armazenada?

Se esse procedimento não acontece, como a empresa poderá garantir que se está de fato correta diante de qualquer acusação contra ela?

Quais os riscos de não armazenar as notas fiscais corretamente?

De acordo com as leis brasileiras, a nota fiscal deve ser mantida junto á empresa pelo prazo de pelo menos cinco anos.

Esse prazo é considerado limite para que a divida prescreva – nesse momento nem a empresa ou o Governo podem realizar a cobrança das dividas que possam estar atrasadas!

Se por acaso a empresa falhar com relação a essa obrigatoriedade, ela corre o risco de receber uma punição bastante severa.

Outro ponto é que sem estar com a nota fiscal, a empresa também não poderá realizar a venda de equipamentos que eventualmente não esteja usando mais, por exemplo. Isso porque ela não terá mais os comprovantes fiscais referentes a esses bens que possibilitem a sua entrega para os futuros compradores.

Fora as questões referentes a fiscalização, armazenar as notas ficais é determinante para se obter maiores garantias acerca dos produtos que uma determinada loja usa ou até mesmo vende.

Outra ocorrência que pode ser possível também é acontecer, por exemplo, um tipo de cobrança indevida que pode acontecer por meio de concessionárias de água, luz, telefone, imposto de renda, aluguel, entre outros. Por esse motivo é fundamental procurar sempre que possível se prevenir mantendo as notas ficais muito bem guardadas pelo prazo indicado pela legislação.

Um adendo importante: as NFes têm um maior número de informações do que efetivamente vemos. Esse ponto pode ser muito utilizado para favorecer a empresa agregando mais possibilidades e decisões gerenciais.

Como armazenar das notas fiscais de forma assertiva?

Muitas empresas acabam fazendo a emissão de inúmeras notas em apenas um único dia, e diante de uma grande quantidade de documentos é importante contar com um a boa ferramenta de gestão!

Isso porque todos os XMLs devem ser organizados de maneira que as notas fiscais possam ser facilmente identificadas, sem se correr um grande risco de acabar perdendo tempo demais ou até mesmo não encontrar notas que sejam consideradas importantes.

Faça a gestão das suas notas eficiente, e consiga armazenar perfeitamente suas documentações sem que seja necessário depender de e-mails e mais e-mails para receber os XMLs e ainda conquiste uma maior agilidade em todos o processo administrativo!

Se você não conhece o Simplificado, entre em contato com um de nossos consultores e solicite uma demonstração.

Esta dica é patrocinada por www.simplificado.com.br, ERP em nuvem desenvolvido pela Turris Software, de Itajaí. O Simplificado facilita a gestão fiscal, financeira, transporte e estoques.

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