Administrar as pessoas que fazem parte de uma companhia não é uma tarefa fácil. Os profissionais destinados à rotina de gerenciamento do pessoal estão habituados a dedicar um período de sua rotina mensal para o fechamento da folha de pagamento. Esse processo é repleto de burocracias, e uma pequena falha poderá causar um transtorno muito maior para a companhia.

Para o fechamento da folha de pagamento, informações referentes a horas extras, faltas, atrasos, atestados precisam ser levantadas com veracidade e com o mínimo possível de falhas. Imagine uma situação em que um colaborador trabalhou algumas horas a mais durante o mês, porém, quando recebe o holerite as horas extras não estão computadas, pois a informação não foi processada corretamente. Que dor de cabeça, não? Segundo a Exame atualmente no Brasil, são aproximadamente 2 milhões de processos trabalhistas ao ano e a grande maioria dos processos é relacionada a problemas no fechamento da folha.

Quem vive de perto essa rotina, sabe da necessidade de conduzir o processo sem erros e da importância que a assertividade nas informações do ponto tem para a empresa e para o colaborador. Para a organização por minimizar a incidência de passivos e para o colaborador por aumentar a satisfação de realizar um bom trabalho e receber sua ‘recompensa’ no final do mês. Dessa forma, as empresas buscam sempre minimizar as falhas operacionais e, muitas vezes, escolher um software de RH é uma opção.

Tão importante quanto utilizar uma solução tecnológica é a integração de sistemas de RH, que contempla todas as informações envolvidas no cálculo da folha de pagamento. Um sistema confiável e integrado minimiza a possibilidade de falhas, já que a integração de informações não será realizada manualmente.

Atuar com diferentes softwares de RH, que não conversam entre si, pode gerar alguns transtornos para a companhia. Controlar manualmente as informações referentes à jornada de trabalho dos colaboradores e levantar essas informações mensalmente para o fechamento da folha de pagamento, além de tornar o processo mais demorado, também possibilita falhas humanas, como erros de digitação. Além da morosidade para o fechamento da folha de pagamento, a conferência também precisará ser feita com mais minúcia, para que nenhuma informação seja processada erroneamente e haja problemas com a remuneração.

Para melhor entendimento, listamos abaixo algumas possíveis falhas nos processos realizados manualmente:

•  Não pagamento de Hora Extra: todo colaborador possui uma jornada de trabalho pré-estabelecida. Ao trabalhar algumas horas a mais durante o mês, o colaborador tem direito à hora extra ou ao banco de horas (depende do regime acordado na convenção da companhia). Em sistemas independentes, o profissional responsável pelo fechamento da folha, pode não incluir as informações de HE de um colaborador, simplesmente por não visualizar a informação no relatório utilizado;

• Desconto indevido de horas trabalhadas: imagine que a carga horária de um colaborador é 220h/mês e, esse profissional não teve nenhum atraso ou falta no mês de competência da folha de pagamento. Agora, imagine que durante o repasse de informações para o sistema de fechamento da folha, um erro de digitação transformou as 220 horas trabalhadas em 110 ou 120 horas e que o colaborador não recebeu sua remuneração devida. Essa situação pode ser mais comum do que se imagina quando os repasses são realizados manualmente.

•  Falta de abono para atestados médico: aos profissionais contratados pelo regime CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) a legislação brasileira permite o abono de faltas ou ausências do ambiente de trabalho quando houver atestado médico. A não integração de sistemas de RH favorece o lançamento incorreto de informações na folha de pagamento, pois o profissional responsável pela inclusão dessas informações pode, erroneamente, informar a necessidade de desconto, ao invés de abonar as horas de atestado.

• Pagamento de adicional noturno incorreto: aos colaboradores que atuam entre 22 e 5 horas, a CLT determina o pagamento adicional de 20% sobre o período trabalhado. Se essa informação for repassada de forma incorreta, o colaborador não receberá por exercer carga horária noturna. Em casos de recorrência, há um grande passivo e grande possibilidade do colaborador buscar seus direitos de forma legal.

Em contrapartida, listamos algumas vantagens na integração de sistemas de RH:

• Agilidade no processo: um software de RH integrado automatiza os processos que, em ferramentas diferentes, seriam realizados manualmente, proporcionando maior agilidade na apuração de informações para o fechamento da folha de pagamento.

•  Assertividade nas informações apuradas: quando o sistema de jornada é integrado ao da folha de pagamento, as informações referentes à marcação de ponto são lançadas automaticamente, sem que haja necessidade de inclusão de informações manualmente, minimizando falhas como as expostas acima.

• Atuação menos operacional e mais estratégica: com maior agilidade para conduzir as informações operacionais, o setor de RH vem deixando de ser considerado Departamento Pessoal e cada vez mais está sendo visto como um setor estratégico e importante para a companhia, como outras áreas da organização.

•  Confiança da companhia: as situações listadas acima, farão com que a área de Recursos Humanos seja vista como referência na empresa, como o setor responsável por administrar as pessoas com coerência e transparência, proporcionando à empresa menos insatisfação e reclamatórias trabalhistas de seus colaboradores.

Você ainda trabalha com software de RH não integrado? As rotinas do fechamento da folha de pagamento relacionadas ao ponto dos colaboradores da sua empresa são realizadas manualmente? Investir em uma solução que facilite a pesada tarefa do fechamento de folha pode ser o diferencial para o RH. Conheça o sistema Benner para administrar a folha de pagamento da sua empresa de modo integrado!

Postado por Equipe Benner