AUTOATENDIMENTO
Processos ineficientes: como identificá-los antes e prevenir problemas?
17/06/2022 17:00:00
Processos facilitam a realização de partes-chave na execução de um produto/serviço de forma fluida e padronizada.
Porém, muitas empresas acostumam-se com processos ineficientes, o que é um problema.
No entanto muitas dessas empresas nem chegam a saber que seus processos são ineficientes.
Entenda como identificar processos ineficientes e previna-se de problemas:
PARA QUE SERVEM OS PROCESSOS?
Processos são ações continuadas e prologadas de atividades que levam a um fim, seja um produto/serviço ou parte dele.
A função dos processos é padronizar essa sequência de ações, para que sejam feitas da mesma forma por todos com redução erros e de forma mais eficiente.
Os processos ineficientes custam caro para a empresa e algumas vezes até para os clientes.
A eficiência em processos é muito importante para garantir a qualidade dos produtos ou serviços.
Isso é algo que deve ser prioridade para empresas que desejam aumentar seus resultados.
Para essas empresas chega-se a um ponto, no qual é preciso trazer eficiência através das melhorias nos processos.
As metodologias de mapeamento de processos têm como critério definir as etapas de qualquer processo e monitorar o desempenho para detectar possíveis desvios.
Na prática é assim que deve ser, independente do modelo que a empresa usa o importante é a busca por elevar a eficiência.
O QUE ACONTECE QUANDO UM PROCESSO NÃO FUNCIONA?
O mais esperado é aumentar o custo operacional e por consequência não alcançar as metas de vendas.
Outra coisa que acontece é a empresa começar a perder em competitividade.
Isso acontece porque fica muito difícil a competição entre empresas com operações inteligentes e empresas que ainda não se estabilizaram na transformação digital.
93% das empresas ainda têm problemas com estabilidade, eficiência, previsibilidade em seus processos, o que as impossibilita de estarem prontas para essas mudanças, de acordo com a Accenture.
Esses dados nos mostram que apenas um grupo seleto de empresas busca entregar eficiência em processos por meio da tecnologia.
Em contrapartida, 7% das empresas que estão preparadas para a realidade de operações inteligentes, além de terem processos mais eficientes, também obtiveram maiores lucros e melhora na produtividade.
CALCULE A EFICIÊNCIA DOS SEUS PROCESSOS
Uma forma simples que pode ajudar a entender a eficiência dos processos é sabendo sua dimensão.
Para saber se o seu processo é eficiente existe a fórmula de eficiência do ciclo do processo.
Com ela você pode entender melhor se a realização dos seus processos está dentro do esperado.
Para calcular você precisa saber:
Tempo total de execução / lead time total = Tempo do ciclo
O tempo total de execução é o tempo usado para execução do produto/serviço.
O lead time é o tempo necessário para concluir o processo total.
Seguindo essa mesma fórmula, é possível avaliar a eficiência do processo com ponto de vista de custos, conforme abaixo:
Total de saídas / Total de entradas (em R$) x 100
Processos que ficam acima de 100% e quanto maior além de 100, mais eficientes são considerados os processos.
QUAIS OS IMPACTOS EM TRABALHAR COM PROCESSOS INEFICIENTES?
É fácil prever que os impactos de processos ineficientes são negativos.
Além do obvio, a falta de consciência em melhorar processos vai apenas render estagnação, pouca qualidade e por fim, baixa entrega de valor ao cliente.
Isso representa perigo para empresas que não projetam melhorias em seus processos, conforme a Accenture:"82% dos executivos dizem que as organizações são cada vez mais pressionadas a se reinventar e evoluir seus negócios antes que seus concorrentes o façam.”
Economicamente falando, este é o melhor momento para propor melhorias e mudanças em processos ineficientes, tentar fazer melhor com menos esforço e custos.
A inquietação em melhorar processos fez Henry Ford criar a primeira linha de montagem, o que reduziu o tempo de construção de um carro, de 12h para 33min.
A melhor saída é a inovação, isso quer dizer, contar com o apoio da tecnologia da informação para tornar os processos mais inteligentes.
Assim é mais fácil saber onde precisa mais melhorias.
Por exemplo: o processo de devolução de mercadoria, em muitas empresas é complexo, sem padrão, sem integração, o que rende vários problemas, e em alguns casos compromete-se a experiência do cliente.
De acordo com levantamento da Ebit, 44% dos consumidores deixam de finalizar uma compra por achar que a devolução será complicada.
A Simplifica+ resolve esse processo de forma simples e inteligente.
De acordo com as características do seu processo, a empresa simplifica ações complexas da operação, automatiza atividades que tomam tempo e organiza informações perdidas, facilitando a vida dos seus clientes, time interno e representantes.
A solução adapta-se a qualquer processo de devolução de mercadoria, seja seu processo muito complexo ou o seu segmento muito diferenciado.
Assim, seu cliente ficará mais seguro para finalizar a compra, sabendo que a existe uma política de troca clara e simples.
Atualmente existem ações como o “Reclame aqui!” onde os consumidores que tiveram uma má experiência manifestam suas insatisfações.
De acordo com os critérios mais avaliados nas empresas cadastradas na plataforma em 2º lugar está a experiência.
A experiência do consumidor vai da sua atração ao produto/serviço até sua vivência com o produto, então apostar em partes do processo que afetarão a experiência do usuário já resolve muita coisa.
CONCLUSÃO
A otimização de processos só traz benefícios, além de trazer mais fluidez às rotinas operacionais, também reduz custos.
Isso sem falar que a empresa e as equipes saem ganhando com processos mais eficientes.
Outro estudo da Accenture reforça a eficiência em operações inteligentes: “Os profissionais de finanças diminuíram seu tempo em tarefas de 89% para apenas 17%, ou seja, uma redução de 72%.”
Nesse jogo nem todo mundo ganha, apenas clientes e empresas que estiverem a frente com processos mais eficientes.
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