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Processos ineficientes: como identificá-los antes e prevenir problemas?

17/06/2022 17:00:00

Processos ineficientes: como identificá-los antes e prevenir problemas?

Processos facilitam a realização de partes-chave na execução de um produto/serviço de forma fluida e padronizada.

Porém, muitas empresas acostumam-se com processos ineficientes, o que é um problema.

No entanto muitas dessas empresas nem chegam a saber que seus processos são ineficientes.

Entenda como identificar processos ineficientes e previna-se de problemas:

PARA QUE SERVEM OS PROCESSOS? 

Processos são ações continuadas e prologadas de atividades que levam a um fim, seja um produto/serviço ou parte dele.

A função dos processos é padronizar essa sequência de ações, para que sejam feitas da mesma forma por todos com redução erros e de forma mais eficiente.

Os processos ineficientes custam caro para a empresa e algumas vezes até para os clientes.

A eficiência em processos é muito importante para garantir a qualidade dos produtos ou serviços.

Isso é algo que deve ser prioridade para empresas que desejam aumentar seus resultados.

Para essas empresas chega-se a um ponto, no qual é preciso trazer eficiência através das melhorias nos processos.

As metodologias de mapeamento de processos têm como critério definir as etapas de qualquer processo e monitorar o desempenho para detectar possíveis desvios.

Na prática é assim que deve ser, independente do modelo que a empresa usa o importante é a busca por elevar a eficiência.

O QUE ACONTECE QUANDO UM PROCESSO NÃO FUNCIONA? 

O mais esperado é aumentar o custo operacional e por consequência não alcançar as metas de vendas.

Outra coisa que acontece é a empresa começar a perder em competitividade.

Isso acontece porque fica muito difícil a competição entre empresas com operações inteligentes e empresas que ainda não se estabilizaram na transformação digital.

93% das empresas ainda têm problemas com estabilidade, eficiência, previsibilidade em seus processos, o que as impossibilita de estarem prontas para essas mudanças, de acordo com a Accenture.

Esses dados nos mostram que apenas um grupo seleto de empresas busca entregar eficiência em processos por meio da tecnologia.

Em contrapartida, 7% das empresas que estão preparadas para a realidade de operações inteligentes, além de terem processos mais eficientes, também obtiveram maiores lucros e melhora na produtividade.

CALCULE A EFICIÊNCIA DOS SEUS PROCESSOS

Uma forma simples que pode ajudar a entender a eficiência dos processos é sabendo sua dimensão.

Para saber se o seu processo é eficiente existe a fórmula de eficiência do ciclo do processo.

Com ela você pode entender melhor se a realização dos seus processos está dentro do esperado.

Para calcular você precisa saber:

Tempo total de execução / lead time total = Tempo do ciclo

O tempo total de execução é o tempo usado para execução do produto/serviço.

O lead time é o tempo necessário para concluir o processo total.

Seguindo essa mesma fórmula, é possível avaliar a eficiência do processo com ponto de vista de custos, conforme abaixo:

Total de saídas / Total de entradas (em R$) x 100

Processos que ficam acima de 100% e quanto maior além de 100, mais eficientes são considerados os processos.

QUAIS OS IMPACTOS EM TRABALHAR COM PROCESSOS INEFICIENTES? 

É fácil prever que os impactos de processos ineficientes são negativos.

Além do obvio, a falta de consciência em melhorar processos vai apenas render estagnação, pouca qualidade e por fim, baixa entrega de valor ao cliente.

Isso representa perigo para empresas que não projetam melhorias em seus processos, conforme a Accenture:"82% dos executivos dizem que as organizações são cada vez mais pressionadas a se reinventar e evoluir seus negócios antes que seus concorrentes o façam.”

Economicamente falando, este é o melhor momento para propor melhorias e mudanças em processos ineficientes, tentar fazer melhor com menos esforço e custos.

A inquietação em melhorar processos fez Henry Ford criar a primeira linha de montagem, o que reduziu o tempo de construção de um carro, de 12h para 33min.

A melhor saída é a inovação, isso quer dizer, contar com o apoio da tecnologia da informação para tornar os processos mais inteligentes.

Assim é mais fácil saber onde precisa mais melhorias.

Por exemplo: o processo de devolução de mercadoria, em muitas empresas é complexo, sem padrão, sem integração, o que rende vários problemas, e em alguns casos compromete-se a experiência do cliente.

De acordo com levantamento da Ebit, 44% dos consumidores deixam de finalizar uma compra por achar que a devolução será complicada.

A Simplifica+ resolve esse processo de forma simples e inteligente.

De acordo com as características do seu processo, a empresa simplifica ações complexas da operação, automatiza atividades que tomam tempo e organiza informações perdidas, facilitando a vida dos seus clientes, time interno e representantes.

A solução adapta-se a qualquer processo de devolução de mercadoria, seja seu processo muito complexo ou o seu segmento muito diferenciado.

Ganhe tempo, reduza custos e melhore a experiência dos seus clientes com um processo inteligente de devolução de mercadorias.

Assim, seu cliente ficará mais seguro para finalizar a compra, sabendo que a existe uma política de troca clara e simples.

Atualmente existem ações como o “Reclame aqui!” onde os consumidores que tiveram uma má experiência manifestam suas insatisfações.

De acordo com os critérios mais avaliados nas empresas cadastradas na plataforma em 2º lugar está a experiência.

A experiência do consumidor vai da sua atração ao produto/serviço até sua vivência com o produto, então apostar em partes do processo que afetarão a experiência do usuário já resolve muita coisa.

CONCLUSÃO 

A otimização de processos só traz benefícios, além de trazer mais fluidez às rotinas operacionais, também reduz custos.

Isso sem falar que a empresa e as equipes saem ganhando com processos mais eficientes.

Outro estudo da Accenture reforça a eficiência em operações inteligentes: “Os profissionais de finanças diminuíram seu tempo em tarefas de 89% para apenas 17%, ou seja, uma redução de 72%.”

Nesse jogo nem todo mundo ganha, apenas clientes e empresas que estiverem a frente com processos mais eficientes.

 

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