A automação fiscal é a aplicação de tecnologias que automatizam atividades, tarefas e gestão de dados no setor fiscal de uma empresa. Deste modo, os processos são mais ágeis e transparentes, aumentando a segurança e otimizando a produtividade.

Quando falamos em automatizar processos, várias tecnologias podem ser levadas em consideração, como por exemplo: RPA, APIs, Inteligência Artificial e Machine Learning.

Softwares que usam a tecnologia RPA geralmente automatizam tarefas repetitivas, como a captura de notas fiscais eletrônicas na SEFAZ. A RPA realiza atividades conforme é programada, ou seja, não há espaço para interpretações ou erros.

Já as APIs são como pontes que conectam um sistema ou parte dele a outro. São amplamente utilizadas em vários softwares, já que permitem a integração deles para um fluxo de dados unificado.

A inteligência artificial é uma tecnologia capaz de realizar tarefas complexas, ao tentar “imitar” a lógica humana com base em dados e informações. Por outro lado, como essa tecnologia conecta as informações por conta própria, é preciso ter atenção quanto à margem para interpretações e erros.

Machine learning, diferente do que muitos pensam, não é o mesmo que inteligência artificial. O machine learning é o aprendizado de máquina, ou seja, o software consegue adaptar seu comportamento ou resposta de acordo com experiências ou treinamentos anteriores.

Agora que você já entendeu como funcionam alguns tipos de tecnologias para automação de tarefas, veja a seguir alguns processos fiscais que podem ser otimizados!

ENTREGA DE OBRIGAÇÕES FISCAIS E CONTÁBEIS 

A partir de softwares é possível automatizar a elaboração e entrega de obrigações fiscais, com base em dados capturados automaticamente. Isso garante que os prazos não sejam esquecidos e evita problemas com o Fisco.

Além disso, com os processos bem definidos há aumento da produtividade, já que o tempo gasto na elaboração e auditoria destas entregas é reduzido.

No mesmo sentido, a auditoria de SPED fiscal e contábil, que demanda muito tempo e atenção, também pode ser otimizada com o uso da automação fiscal para fornecer dados e até mesmo elaborar os arquivos para a entrega.

GESTÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS 

Quando o assunto é documento fiscal eletrônico, tanto o emitente quanto o destinatário são obrigados a armazenar o arquivo. Para otimizar a gestão de NF-e, NFS-e e CT-e, é possível utilizar uma plataforma que automatize todo o processo de recebimento e guarda dos documentos. Veja alguns benefícios:

• Controle sobre tudo que é emitido contra o CNPJ da empresa;
• Centralização de arquivos emitidos e recebidos em um só lugar;
• Ganho de produtividade ao eliminar atividades repetitivas;
• Segurança fiscal e prevenção a multas, uma vez que os documentos ficam salvos na nuvem.

A plataforma da ConexãoNF-e faz essa automação fiscal, garantindo total controle desde a captura do XML na SEFAZ e prefeituras, até o lançamento no ERP e sistema contábil.

INTEGRAÇÃO DE DADOS COM O ERP

Mesmo sendo robustos, os ERPs geralmente não conseguem suprir com todas as necessidades de uma empresa. Neste caso, softwares são usados para automatizar tarefas e processos específicos.

No entanto, é importante centralizar todas as informações e garantir o fluxo de dados com o ERP, e para isso é preciso integrar os sistemas, seja através de API ou outro método.

CONCLUSÃO 

A automação fiscal auxilia a empresa em vários processos, e garante benefícios como agilidade e produtividade, compliance fiscal, redução de erros manuais e segurança em dados.

Existem vários softwares no mercado que realizam atividades específicas, e para integrar todas as informações, é recomendável utilizar um ERP.

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