Principal canal Dell no Sul do país e fornecedora de soluções em parceria com empresas como Microsoft, VMware, Fortinet e Veeam, a Gruppen buscava uma solução aderente para otimizar seus processos internos.

Ao substituir o sistema anterior, desenvolvido internamente pela Plataforma Ellevo, iniciou um processo de automação e controle que permitiu à companhia uma visão sistêmica de suas ações, com mais produtividade e rápida tomada de decisão.

De acordo com Rodrigo Rocha, gerente de Serviços Continuados da Gruppen, um dos ganhos que a tecnologia para gestão de processos e atividades trouxe para a empresa foi a integração entre as áreas técnicas e comercial:

“Antes havia uma série de controles paralelos ao sistema que não nos permitia ter uma rápida visão do status do cliente. O executivo de vendas não conseguia verificar a situação do cliente na hora da abordagem e nem sempre havia um histórico detalhado de abordagem, negociação ou mesmo andamento do projeto. Agora com a Ellevo nós conseguimos ter uma visão global de todo o trabalho, que nos permite ter mais controle sobre as ações e uma gestão eficiente de indicadores”.

Entre as mudanças na rotina da Gruppen após a implantação da Plataforma Ellevo está também a utilização do conceito de tarefas.

“Antes controlávamos apenas os chamados, ou seja, as atividades resultantes de uma solicitação do cliente. Isso não nos dava uma visão completa do trabalho, pois existem atividades paralelas que precisam ser acompanhadas para podermos mensurar a produtividade da equipe. Atualmente temos este conceito e a gestão é muito mais ampla. Enquanto em janeiro tivemos 180 chamados, em fevereiro o número foi de 307, já com as tarefas registradas. Estes dados nos permitem atuar efetivamente na rotina e na gestão das pessoas otimizando o trabalho para melhorar nossa atuação”, comenta o executivo.

A tecnologia permitiu que a Gruppen também desse mais autonomia ao cliente, que pode abrir chamados através do portal corporativo e ainda consultar seu consumo de franquia.

O objetivo é que 60% das solicitações sejam feitas dessa maneira, dando à equipe mais tempo para a execução das ações dentro dos projetos.

Automação e tomada de decisão com base em dados colhidos em tempo real

Antes de utilizar a tecnologia da Ellevo os gestores da Gruppen levavam ao menos um dia inteiro para formular relatórios e juntar dados para avaliação das ações.

“Além de consumir tempo, acabávamos tendo que atuar com informações já ultrapassadas. Atualmente a plataforma nos dá informações em tempo real, que também são transmitidas em TVs para toda a equipe. Há mais transparência e a tomada de decisão é muito mais assertiva” explica Rodrigo.

Por fim, a solução permitiu à Gruppen automatizar rotinas dos projetos, eliminando a possibilidade de erros e reduzindo a necessidade de auditorias.

“É quase impossível que se faça alguma ação fora do escopo do projeto, já que ele é todo controlado dentro da plataforma. Cada onda de atuação está mapeada e incluída dentro de uma cadeia de ações na plataforma. Então o profissional já segue os parâmetros da plataforma e ainda tem algumas atividades eliminadas, que são executadas diretamente pelo sistema”, conclui.

Atualmente a Gruppen tem 4.300 clientes ativos e uma equipe de 45 profissionais.

Sobre a Ellevo

A Ellevo é pioneira e referência nacional em atendimento, gerenciamento e automação de processos em áreas como centro de serviços compartilhados, TI, recursos humanos e administrativo. Através de sua plataforma, mais de 15 milhões de e-mails são enviados e mais de 3 milhões de chamados são registrados todos os meses.

Entre os clientes da companhia, que foi fundada em 2006 e tem unidades de negócio em Blumenau (SC) e São Paulo (SP), além de escritório nos EUA, estão marcas como PwC, Grupo Positivo, Estácio de Sá, Renault, BRF, Natura, Senior, Bunge, Compass/GRSA, Chilli Beans, Energisa, Sotreq e Banco Alfa.

 A Plataforma Ellevo se destaca com soluções de RPA: Automatização de atividades e processos no atendimento, gerenciamento de serviços e uso de inteligência cognitiva através de robôs de atendimento, os chatbot