Quando as mercadorias chegam em uma empresa, precisam ser conferidas tanto na questão de qualidade, quanto na quantidade e relação com as notas fiscais eletrônicas envolvidas. Se tudo estiver correto, é iniciado o processo de recebimento fiscal e o lançamento das informações no ERP.

Caso um produto ou matéria-prima chegue com avarias, é preciso fazer a devolução e informar o ocorrido de forma correta no sistema de gestão da empresa. Também pode acontecer de a nota fiscal não estar de acordo com os itens ou quantidades, ou ainda, haver divergência entre NFe e pedido de compras.

Por ter relação direta com estoque, produção, compras e vendas, o recebimento fiscal é uma das etapas mais importantes de um processo produtivo, e se for feito de forma indevida, pode gerar problemas como:

• Diferença entre estoque físico e ERP, que prejudica toda a cadeia de produção;
• Início da produção sem ter matéria-prima suficiente, o que gera prejuízo com paradas de máquinas e setup;
• Equívocos no setor de compras por confiar em informações incorretas do ERP;
• Problemas com clientes ao vender produtos e depois descobrir que não tem estoque.

Neste conteúdo vamos mostrar para você como otimizar o recebimento fiscal e evitar estes e outros problemas, acompanhe!

COMO OTIMIZAR O RECEBIMENTO FISCAL DE MERCADORIAS EM CADA ETAPA DO PROCESSO 

A seguir, vamos listar um processo comum de recebimento de mercadorias e apontar o que pode ser otimizado em cada etapa. Mesmo se o processo não for exatamente igual na sua empresa, as dicas apresentadas podem ajudar o seu negócio. Confira!

1. Previsão de entrega

Antes mesmo da mercadoria chegar na empresa, é preciso ter as informações em mãos. Ter uma previsão de entrega é muito importante para preparar os colaboradores e evitar caminhões parados em espera.

Um controle eficiente também ajuda a saber se uma remessa está atrasada, e neste caso o ideal é entrar em contato com o fornecedor para entender se aconteceu algum problema, e se for algo que impeça a entrega, o setor fiscal pode tomar as medidas adequadas como fazer o manifesto de operação não realizada nas notas fiscais.

Mas como se manifestar se a empresa ainda não recebeu a DANFE? Aqui entra a primeira dica: tenha uma plataforma que permita receber a NFe direto da SEFAZ, sem depender do fornecedor. Assim, quando a mercadoria chegar (ou não chegar), o documento fiscal já estará em mãos. Uma solução nesse sentido é a plataforma da ConexãoNF-e.

Além disso, manter uma rotina de monitoramento da localização das mercadorias pode ser importante para identificar esses possíveis problemas, e também já existem softwares que atuam nessa frente.

2. Triagem da mercadoria 

Quando a mercadoria chega na empresa, passa por uma triagem que geralmente é feita na portaria ou em um primeiro nível de recebimento, que identifica os produtos, número de volumes e o fornecedor. Após essa identificação é que a mercadoria é liberada para entrar na empresa. 

Para manter os processos ainda mais seguros e criar um fluxo de gestão, é possível usar ConexãoNF-e para informar um marcador na nota fiscal, como por exemplo, “Liberado na portaria”. 

Deste modo, o setor fiscal consegue acompanhar o fluxo dos processos, e caso ocorra algum problema, saber em qual etapa o fluxo parou e entrar em contato com o responsável para entender o que aconteceu.

3. Conferência cega 

Nessa etapa ocorre a verificação das informações da NFe e do CTe que acompanham as mercadorias, para confirmar se tudo está de acordo com o que foi solicitado. Se algo não estiver de acordo com o que foi combinado, é preciso repassar a informação para o setor responsável por realizar o manifesto do destinatário, se for o caso.

Esse repasse pode ser feito de forma automatizada, através de um software, ao inserir um marcador ou observação no documento.

4. Entrada no estoque físico e ERP

Após a conferência cega, é feita a auditoria das mercadorias, onde é conferido se tudo o que foi recebido veio de forma correta e sem avarias. Caso esteja tudo certo, é dada a entrada no estoque físico.

Logo após a entrada no estoque físico, ou até mesmo de forma simultânea, é preciso dar entrada no ERP, atualizando para toda a empresa os dados de estoque.

Muitas empresas ainda usam um processo manual de entrada no estoque, onde os colaboradores precisam digitar todas as informações de cada DANFE a fim de gerar a nota fiscal de entrada. Um modo muito mais seguro de fazer o processo é através da automatização.

A plataforma da ConexãoNF-e, além de capturar os documentos direto da SEFAZ e prefeituras de forma automática, também importa os XMLs no ERP. Logo, ao utilizar a solução, as notas fiscais dos produtos que entraram no estoque já estarão disponíveis no ERP, sendo preciso apenas confirmar o lançamento e fazer validações de segurança.

Já é comprovado que usando a plataforma da ConexãoNF-e o lançamento de XML é até 85% mais rápido no ERP e sistema contábil, além disso, a solução se integra em qualquer ERP que usa os padrões SEFAZ e Abrasf para documentos fiscais.

CONCLUSÃO

O processo de recebimento fiscal de mercadorias passa por várias etapas, e é preciso ter organização e metodologia para que nada saia do controle. De forma geral, algumas dicas para otimizar o recebimento são:

• Planejar os processos e criar uma rotina de trabalho organizada;
• Integrar as informações por meio de um sistema de gestão ERP;
• Orientar a equipe sobre a importância de atualizar dados do estoque físico no ERP;
• Utilizar softwares integrados que aumentam a segurança a partir da automatização.

Uma plataforma que auxilia nos processos de recebimento fiscal e garante mais agilidade e segurança é a da ConexãoNF-e. Com ela você tem diversos benefícios:

• Recebimento dos documentos fiscais antes mesmo da mercadoria chegar;
• Marcadores personalizados para criar fluxos de gestão;
• Pode fazer o manifesto do destinatário e desacordo do CTe em poucos segundos;
• Tem os XMLs importados de forma automática para o ERP.

Ficou interessado na solução? Entre em contato com a ConexãoNF-e e saiba mais!