São muitos os documentos que circulam em uma empresa, em diversas áreas como compras, financeiro, RH, fiscal e muitas outras.

É importante categorizar todos esses documentos para que nada importante seja perdido.

Quando o assunto é documentos fiscais eletrônicos, é importante ter em mente que um armário ou armazém físico não é suficiente, afinal, são documentos eletrônicos e portanto devem ser guardados no meio digital.

Porém, se engana quem pensa que basta jogar os arquivos em pastas no computador e dar nomes vagos como “nota fiscal 01”, afinal, quando o volume de informações é alta, esses arquivos podem se perder e será tão difícil achá-los quanto seria com uma pilha desorganizada de documentos impressos.

Por isso, veja a seguir como fazer uma gestão eficiente de documentos fiscais eletrônicos na sua empresa:

POR QUE ORGANIZAR OS DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS É IMPORTANTE?

Os documentos fiscais eletrônicos, como a nota fiscal (NF-e) e o conhecimento de transporte (CT-e), devem ser armazenados por no mínimo 5 anos. 

Caso haja uma fiscalização e sejam solicitados os arquivos XML, é preciso ter as informações com agilidade, e a organização de documentos age nesse sentido.

Inclusive, ainda hoje muitas pessoas confundem a nota fiscal com o DANFE impresso, sendo que é necessário guardar o arquivo digital com extensão .xml, pois é ele quem tem a validade jurídica garantida pela assinatura digital.

A partir dos documentos fiscais também é feita apurações para o fechamento de mês, portanto, fazer a gestão adequada e garantir o controle dos documentos fiscais previne a empresa de problemas com o Fisco, com clientes e com fornecedores.

COMO FAZER UMA GESTÃO EFICIENTE DE DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS 

Para fazer a gestão completa de documentos fiscais eletrônicos, o mais indicado é contar com uma plataforma especializada, como a ConexãoNF-e. Veja como funciona:

1. RECEBIMENTO AUTOMÁTICO DOS XMLS 

O Portal ConexãoNF-e faz a captura automática de NF-e e CT-e direto da SEFAZ nacional, e de NFS-e de mais de 5.000 prefeituras, assim, você terá controle sobre tudo o que é emitido contra o CNPJ da empresa.

Não será preciso se preocupar em buscar os documentos com chave de acesso, já que tudo estará disponível em lista, por ordem de chegada, e basta clicar no número do documento para ver todas as informações de cada arquivo.

2. GUARDA DOS DOCUMENTOS FISCAIS EM NUVEM 

Todos os documentos recebidos são armazenados de forma automática, em nuvem, por no mínimo 5 anos, conforme determina a lei.

Além disso, é possível conectar o ERP ou sistema emissor da empresa para fazer a guarda de NF-e e NFC-e emitidas também, centralizando todas as informações em um só local, com acompanhamento do status das notas fiscais na SEFAZ.

Deste modo, os arquivos XMLs ficam disponíveis para consulta de forma fácil e prática, já que o Portal ConexãoNF-e possui filtros avançados.

3. GESTÃO COMPLETA 

Com todas as informações dentro da plataforma, é possível realizar várias ações, como:

• Manifestação do destinatário em NF-e e desacordo do CT-e;
• Baixar XML, DANFE, DACTE e DANFSE em lote;
• Gerar relatórios avançados para apuração de impostos;
• Usar marcadores personalizados para criar fluxos de gestão;
• Acompanhar o status dos documentos na SEFAZ; e mais.

4. INTEGRAÇÃO COM O ERP E SISTEMA CONTÁBIL 

Caso a sua empresa utilize um ERP ou sistema contábil, é possível integrar a plataforma da ConexãoNF-e para a importação automática dos XMLs, que dispensa a digitação da chave de acesso e das informações das notas fiscais.

Saiba mais sobre o Importador de XML.

GESTÃO MANUAL DE DOCUMENTOS 

O mais indicado é fazer a gestão de documentos fiscais de forma automatizada, usando ConexãoNF-e. 

Porém, se a sua empresa possui um volume muito baixo de arquivos e ainda não quer investir na automação, vamos mostrar algumas dicas para o controle manual dos arquivos:

• Use o armazenamento em nuvem.

Guardar os XMLs em pastas no computador é arriscado, afinal, se houver algum sinistro ou queima do HD, os documentos poderão ser perdidos para sempre. Ainda, caso opte por armazenar em algum sistema interno da empresa, garanta o backup frequente.

• Organize os documentos em pastas.

Mesmo se o volume de documentos não for alto, evite colocar tudo em uma só pasta. Você pode ordenar por tipo de documento, cliente ou fornecedor, e inclusive criar níveis de hierarquia através das pastas. 

Lembre-se: os arquivos XMLs devem ser armazenados por no mínimo 5 anos, portanto, é imprescindível ter fácil acesso à eles no futuro.

• Dê nomes corretos aos documentos.

Quando você opta pela guarda em pastas, seja no Drive ou outro local, geralmente a única coisa que aparece de cada documento é o nome (ou uma pequena parte dele). 

Não dê nomes vagos como “nfe 01”, opte por colocar um nome que vá facilitar a identificação.

Aqui é outro ponto onde ter um software especialista é uma grande vantagem, pois com ConexãoNF-e é possível ver na própria listagem das notas várias informações como data, emissor, destinatário, valor, se já foi lançado no ERP, entre outras.

CONCLUSÃO 

Para fazer uma gestão eficiente de documentos fiscais eletrônicos, o ideal é contar com uma solução especializada, como o Portal ConexãoNF-e. 

Assim fica mais fácil e prático tem o controle total de tudo que é emitido contra o CNPJ.

No entanto, caso precise fazer o controle manual por algum motivo, há dicas para ajudar sua empresa a evitar problemas no futuro.

Se este conteúdo foi útil para você, aproveite para compartilhar com seus colegas de profissão, e ajudar mais empresas a organizarem seus documentos de forma eficiente.