O sistema fiscal e tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo, segundo o ranking internacional Tax Complexity Project, e ocupa o primeiro lugar em complexidade da estrutura de tributação.

Assegurar o cumprimento de todas as normas legais e garantir um gerenciamento eficiente da empresa faz parte da rotina de gestores e empreendedores.

Os processos de compliance fiscal ajudam a controlar e gerenciar as informações e operações de modo que nada deixe de ser declarado, otimizando a rotina e contribuindo para a saúde financeira do negócio.

A seguir você verá como aplicar o compliance fiscal na sua empresa, e poderá tirar suas dúvidas sobre o assunto. 

O QUE SIGNIFICA COMPLIANCE?

O termo compliance vem do inglês, e significa conformidade. Na prática, o compliance é composto por um conjunto de políticas, diretrizes ou disciplinas da empresa, que tem por objetivo garantir conformidade com a legislação. 

Alguns exemplos são:

• Normas de segurança de dados para evitar vazamentos e cumprir a LGPD;
• Cumprimento das normas de ISO;
• Diretrizes sobre o armazenamento de documentos fiscais para evitar problemas com o Fisco; entre outros.

As normas e regras que uma empresa precisa seguir varia de acordo com o segmento da empresa, e são aplicadas por órgãos de regulamentação de diversas esferas, como: previdenciária, trabalhista, ética, contábil, fiscal, ambiental, entre outras.

O compliance ajuda as empresas a identificar irregularidades com rapidez, para conseguir tratar e resolver esses eventuais problemas antes de sofrer penalidades. 

Por este motivo, esse mecanismo confere segurança, competitividade no mercado, e sustentabilidade ao negócio.

COMO O COMPLIANCE FISCAL AJUDA AS EMPRESAS 

O compliance fiscal é importante para o monitoramento de todas as normas e leis fiscais e tributárias, de modo a evitar problemas com a Secretaria da Fazenda, Receita Federal, entre outros órgãos governamentais.

São exemplos de processos melhorados com o compliance:

• Controle dos prazos de entrega de obrigações;
• Correções de erros com notas fiscais (alíquotas erradas, NCM inexistente, etc.);
• Armazenamento correto dos documentos eletrônicos; entre outros.

Quando um processo é focado na qualidade das informações, os erros são mitigados, e com eles, o retrabalho e as multas.

É nesse cenário que o compliance fiscal atua efetivamente.

COMO IMPLEMENTAR O COMPLIANCE FISCAL NA EMPRESA 

Existem empresas que tem um setor de compliance, mas é importante lembrar que essas ações devem fazer parte da rotina de todos os colaboradores.

Portanto, vamos mostrar como implementar uma cultura de compliance na sua empresa, independente se terá ou não um setor dedicado a isso. 

Confira a seguir:

1. MAPEAMENTO DA SITUAÇÃO ATUAL E DOS PONTOS DE MELHORIA 

Antes de iniciar as ações, é preciso mapear quais são as operações atuais da empresa e como elas são feitas. 

Podemos incluir nessa lista:

• Metodologias de trabalho;
• Regras internas atuais;
• Políticas de estoque;
• Harmonização contábil; entre outros pontos.

Para que esse levantamento seja assertivo, é necessário que várias pessoas colaborem com o levantamento das informações.

Não é raro descobrir nesse levantamento que novos colaboradores não tenham sido avisados sobre todas as regras, ou que algumas metodologias já estão ultrapassadas. 

Caso seja necessário, pode-se fazer também um canal anônimo de denúncias e melhorias.

Com o levantamento da situação atual dos processos da empresa, é possível analisar quais pontos precisam de atenção.

Veja um exemplo de situação problema que pode ser encontrado nesse mapeamento:

• O departamento imprime as notas fiscais e armazena em um depósito.

Esse é um problema que pode trazer prejuízos no futuro, pois:

• o DANFE impresso não tem validade jurídica, é preciso armazenar o XML (arquivo digital);
• os XMLs completos só poderão ser consultados na SEFAZ em um prazo de 30 dias, ou seja, documentos impressos antigos não terão serventia;
• logo, há custos elevados e desnecessários com impressão e armazenagem.

Aqui citamos problemas fiscais e contábeis, porém, o correto é que todas as áreas da empresa comecem a agir em compliance.

2. PLANEJAMENTO DAS AÇÕES 

Após fazer o levantamento dos pontos de melhoria, é preciso planejar como de fato resolvê-los ou otimizá-los.

Usando o exemplo do subtópico anterior, para resolver o problema da impressão e guarda de notas fiscais no depósito, é preciso investir em um software de gestão de documentos fiscais, como o da ConexãoNF-e, que garante o armazenamento em nuvem de forma organizada, e pelo tempo determinado pela lei.

Depois de fazer o levantamento do problema x solução, é necessário avaliar todos os pontos com a equipe novamente e traçar um plano de ação para implementar as melhorias.

Algumas ações comuns para alcançar objetivos de compliance fiscal são:

• investir em ferramentas de tecnologia para aumentar a produtividade;
• analisar e/ou rever o enquadramento tributário da empresa;
• monitorar as obrigações tributárias, fiscais e previdenciárias;
• realizar auditoria interna e independente; entre outras.

Por fim, tão importante quanto planejar, é preciso tirar as ideias do papel e começar a aplicar na empresa.

3. COMUNICAÇÃO 

O compliance não é uma ação isolada, ele deve ser seguido por todos os colaboradores da empresa. Portanto, é necessário comunicar sobre as mudanças que estão acontecendo, e principalmente, os motivos e os benefícios dessas mudanças.

4. TREINAMENTO 

O treinamento é fundamental para que os colaboradores entendam as políticas e metodologias da empresa, e saibam como aplicar no cotidiano. 

O onboarding para novos colaboradores também precisa ser revisado para incluir as mudanças e ações de compliance.

5. INTEGRAÇÃO À CULTURA DA EMPRESA 

Como resultado das ações de comunicação interna e treinamento, a cultura da empresa precisa aderir aos novos padrões de compliance.

Lembre-se: o compliance não é uma ação isolada, ele deve ser seguido todos os dias.

Portanto, criar rotinas com base em compliance é importante. 

Às vezes o “jeito antigo” de fazer as coisas pode parecer mais fácil em algum momento, e é preciso tomar muito cuidado para que os processos em conformidade não sejam ignorados ou esquecidos.

COMO A TECNOLOGIA AJUDA A MANTER O COMPLIANCE FISCAL 

Um processo fiscal eficiente depende de alguns fatores, como organização, segurança e prevenção a erros. 

Uma tecnologia nesse sentido é o uso de um ERP para centralizar as informações de forma segura, e garantir que todos os envolvidos estejam cientes dos processos que estão acontecendo.

Porém, é preciso ter em mente que muitas tarefas específicas, como a conferência do XML de um documento fiscal por exemplo, não são feitas por módulos de ERPs. 

Para isso, é preciso usar um software especializado e que seja integrado ao sistema de gestão da empresa.

Gostou do conteúdo? Se inscreva na Newsletter da ConexãoNF-e e receba conteúdos fiscais e contábeis todos os meses na sua caixa de entrada.