Segundo um estudo da Provitivi, cada vez mais as empresas estão utilizando tecnologias que reduzem o tempo gasto em processos, e melhoram a produtividade.

Uma dessas tecnologias é a RPA, sigla para Robotic Process Automation, uma tecnologia que utiliza robôs (softwares) para automatizar tarefas repetitivas, como por exemplo, capturar notas fiscais de uma prefeitura de forma recorrente.

É preciso lembrar que não se trata de um robô físico, mas sim de um software que executa ações de forma automática, e pode se integrar com outros sistemas e tecnologias.

Continue a leitura para entender mais sobre a tecnologia RPA e suas aplicações.

O QUE É TECNOLOGIA RPA 

A sigla RPA significa Robotic Process Automation, ou seja, é uma tecnologia de automação robótica de processos. Nesse caso, os robôs são na verdade softwares que executam processos de forma automática.

A ConexãoNF-e é um exemplo prático de como funciona a RPA: o software entra no site da prefeitura, captura as notas fiscais de serviço e entrega no Portal ConexãoNF-e de forma automática e recorrente. Com isso, não é preciso que uma pessoa entre no site da prefeitura e faça a consulta manual, economizando tempo.

Por ser confiável, essa tecnologia é muito usada nas empresas para automatizar tarefas manuais e repetitivas, já que consegue processar milhares de informações sem pausas.

Assim, os colaboradores que gastavam horas com processos repetitivos podem otimizar seu tempo executando tarefas mais complexas, como o acompanhamento de índices, elaboração de projetos, análise de dados, entre outros.

DIFERENÇAS ENTRE RPA, OCR E INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL 

As tecnologias RPA, OCR e a inteligência artificial podem ser aplicadas nas empresas, inclusive, de forma integrada. 

Portanto, veja a seguir o que cada uma delas faz para entender melhor suas diferenças:

1- A tecnologia RPA é focada em realizar com exatidão e alta velocidade funções repetitivas e pré-programadas.

• Exemplos de uso da RPA: captura automática de documentos fiscais na SEFAZ e nas prefeituras, validação de dados como CNPJ e CPF de clientes e fornecedores, envio de sequências de e-mails automáticos, entre outros.

2- O OCR (Optical Character Recognition) é uma tecnologia que consegue ler informações de imagens e arquivos PDF, e transformar em um conteúdo editável ou em outro formato.

• Exemplos de uso do OCR: conversão de PDF da nota fiscal de serviços para XML padrão Abrasf, leitura de documentos em PDF ou imagem para preenchimento de cadastros, correção de gabaritos, entre outros.

3- A inteligência artificial, como o próprio nome sugere, é capaz de simular o raciocínio humano para aprender e resolver problemas complexos. 

• Exemplos de uso da inteligência artificial: aplicativos que calculam melhores rotas de trânsito usando variáveis como distância, tráfego local e obras em andamento; o próprio Google, que coleta dados de navegação para mostrar anúncios mais relevantes.

COMO FUNCIONA A TECNOLOGIA RPA 

A RPA funciona a partir de atividades pré-programadas através de códigos computacionais, assim, o robô executa essas tarefas de forma automática e sem erros.

Por exemplo: é possível programar um software para capturar todos os documentos fiscais emitidos contra um CNPJ a cada x minutos, e disponibilizar as informações coletadas em uma lista em tela, como o software da ConexãoNF-e:

No caso do exemplo, a RPA foi responsável por coletar os documentos de forma automática, e o software da ConexãoNF-e organizou essas informações e agregou com outras funções como:

• Baixar XML e DANFE dos documentos;
• Visualizar todos os detalhes do documento (ao clicar no número da nota);
• Realizar o manifesto do destinatário;
• Informar marcadores para auxílio na gestão; e
• Outras informações agregadas como status do documento na SEFAZ e se foi lançada no ERP.

No exemplo foi usada a captura de NFe da SEFAZ, mas a RPA tem sido destaque também na consulta automática de NFSe dos municípios como solução para o problema dos diferentes tipos de layout por prefeitura.

BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA RPA PARA AS EMPRESAS 

No relatório global Taking RPA to the next level, da Protiviti, foram destacados os principais benefícios da RPA em empresas. 

Confira a seguir os destaques em detalhes:

AUMENTO DA PRODUTIVIDADE 

A automação de tarefas repetitivas, que antes eram feitas de forma manual, permite um aumento da produtividade dos funcionários, já que eles não precisam mais perder tempo com atividades burocráticas como digitar a chave de acesso e resolver um captcha para consultar documentos fiscais.

Deste modo, tarefas mais complexas e que exigem análise podem ser melhor executadas, colaborando para o crescimento do negócio.

MAIS VELOCIDADE EM PROCESSOS 

A RPA consegue realizar uma atividade milhares de vezes com precisão e velocidade impressionantes. Para se ter uma ideia, existem empresas que recebem mais de 30 mil documentos fiscais por mês, e sem a ajuda da tecnologia seria inviável consultar todos esses arquivos.

Na ConexãoNF-e, por exemplo, foi comprovado que o Importador de XML consegue promover um lançamento de documentos fiscais até 85% mais rápido no ERP.

MELHORIA DO COMPLIANCE 

Como a tecnologia permite que os dados sejam integrados e tratados de forma segura e centralizada, a melhoria do compliance é uma consequência.

Existe a segurança de que as informações estão armazenadas da forma correta, e podem ser consultadas apenas por usuários autorizados. Além disso, em alguns sistemas é possível ter controle sobre como os dados estão sendo tratados, quando e por quem, através de logs ou registros.

COMPETITIVIDADE 

O uso do RPA foi destacado como diferencial competitivo para muitas empresas, pois com essa tecnologia é possível entregar mais valor ao cliente final, e agregar valor ao negócio, já que os processos ficam mais ágeis, alinhados e efetivos.

AUMENTO DA SATISFAÇÃO DO CONSUMIDOR 

Derivado da melhoria em processos, os respondentes apontaram que a tecnologia impactou de forma positiva na satisfação do cliente.

AUMENTO DA SATISFAÇÃO DO COLABORADOR 

O aumento da satisfação dos colaboradores também foi apontado como um dos benefícios da RPA percebidos pelas empresas.

Com a diminuição do trabalho burocrático e repetitivo, diminui também o estresse dos colaboradores em perder tempo com essas tarefas pouco produtivas. Além disso, funcionários que tem mais tempo para executar suas funções de forma mais estratégica se sentem mais valorizados e motivados.

REDUÇÃO DE ERROS 

Usar a automatização de processos é uma das melhores formas de reduzir e até mesmo erradicar a ocorrência de erros, principalmente quando envolve atividades de digitação e trabalhos repetitivos.

CUSTOS REDUZIDOS 

A tecnologia também é uma aliada quando o assunto é redução de custos. A automação de processos reduz o tempo de operação das atividades, previne multas e prejuízos decorrentes de erros, e permite mais tempo para análise do negócio e identificação de gargalos.

CONCLUSÃO 

A tecnologia RPA promove diversos benefícios para as empresas, a partir da automatização de processos burocráticos, repetitivos e pouco produtivos.

Uma das funções que a RPA pode desempenhar é a captura automática de nota fiscal de serviço das prefeituras. 

A ConexãoNF-e atua nessa captura de NFSe de mais de 5.000 prefeituras, além da captura de NFe, CTe e CTe OS direto da SEFAZ nacional.

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