Os sistemas ERP são responsáveis por centralizar as informações dos setores da empresa em um só lugar.

Estes sistemas de gestão operam em módulos, que podem ser comprados juntos ou em partes e se complementam como em um quebra-cabeça. Mas será que isso é suficiente para o setor fiscal da sua empresa?

A verdade é que mesmo com sua robustez, os ERPs geralmente não conseguem suprir com todas as necessidades, até porque existe uma grande quantidade de tarefas específicas em cada setor, algumas delas que precisam de atualização constante por conta de novas leis.

Para complementar a solução ERP e automatizar as tarefas fiscais, existem hoje muitos softwares integrados, que funcionam em harmonia com o sistema de gestão e promovem mais agilidade e produtividade em processos.

A seguir, você verá como funciona a integração de sistemas e depois irá conferir 5 benefícios. 

Acompanhe!

Software fiscal integrado ao ERP: como funciona?

O uso de API é uma das formas para integrar sistemas. Essa tecnologia funciona como um intermédio entre as soluções, para alinhar as informações e o fluxo de dados.

Através dela é definido como será a interação entre os sistemas, bem como os tipos de informação a serem recebidas e transmitidas. 

Para entender melhor, vamos citar alguns exemplos de API da ConexãoNF-e:

• Extrator de BI: extrai informações do Portal ConexãoNF-e para usar no BI da empresa.
• Emissão de DANFE: captura o número da chave direto do ERP e devolve a nota fiscal em formato PDF.

Além das APIs, também é possível integrar sistemas de outras formas, como por exemplo, usando integradores ou pastas integradoras.

Seja qual for o tipo de integração, o importante é que o fluxo de informações esteja alinhado e sem falhas. 

Como a integração de sistemas melhora os processos com notas fiscais

O recebimento de notas fiscais, entre outros documentos eletrônicos, é uma das tarefas que pode — e deve — ser automatizada com a integração de sistemas.

Em um processo manual, o colaborador precisaria receber o DANFE com a mercadoria ou o XML via e-mail, e depois validar na SEFAZ com a chave de acesso ou usando um validador.

Depois de toda a conferência da nota fiscal, esse colaborador ainda precisaria digitar toda a chave de acesso e as informações no ERP da empresa, gerando riscos como:

• Erros de digitação;
• Cancelamento da NFe pelo fornecedor;
• Divergência entre pedido de compra e XML; entre outros.

Já no processo automatizado, usando o software de gestão de notas fiscais da ConexãoNF-e integrado ao ERP, muitos riscos são eliminados, afinal é possível:

• Receber todos os documentos fiscais de forma automática, direto da SEFAZ e prefeituras;
• Ter a importação automática dos XMLs para o ERP;
• Contar com validação das informações na hora do lançamento; e mais.

5 Benefícios da integração entre ERP e software fiscal

Agora que você já entendeu a diferença entre um processo manual e um processo com a integração entre ERP e software fiscal, veja 5 benefícios de realizar esse processo:

1. Segurança

Segurança é a base de tudo em uma empresa, afinal, falhas de segurança de qualquer tipo podem pôr em risco os dados e a reputação da marca.

Com os sistemas integrados, você consegue mais automação em processos, o que elimina riscos de digitação manual e de informações inconsistentes.

Além disso, um software fiscal pode alertar divergências entre informações do ERP e documento recebido, possibilitar o acompanhamento do arquivo na SEFAZ, e até mesmo dar opções de manifesto automático de notas fiscais, entre outras funcionalidades.

Assim, toda a equipe fica mais tranquila e sem a sensação ruim de que algo possa ter passado despercebido.

2. Economia de tempo

Os processos ficam mais ágeis e produtivos quando processos de digitação são reduzidos ou eliminados, além disso, com as informações integradas fica mais fácil extrair dados e relatórios.

Quando o assunto são informações longas e repetitivas, como os 44 dígitos da chave de acesso da NFe, essa melhoria é ainda mais notada pelos colaboradores que realizam a tarefa de lançamento fiscal todos os dias.

A plataforma da ConexãoNF-e é um software que se integra ao ERP e garante uma economia significativa de tempo, confira um dos depoimentos de clientes sobre isso:

“A entrada de uma nota fiscal levava de 15 a 30 minutos quando era feita manualmente (dependia do número de itens). Atualmente este tempo está girando em torno de 2 a 5 minutos.” Cristiano Cardoso de Oliveira, Analista de Negócios na Haldex.

Ou seja, a economia de tempo passa de 80%.

3. Produtividade

Uma vez que os processos burocráticos são resolvidos de forma automática, os funcionários do setor fiscal ficam menos carregados de tarefas repetitivas e podem focar em atividades mais produtivas e que vão fazer a empresa crescer.

Além disso, colaboradores se sentem mais dispostos e motivados quando sabem que o sistema que utilizam é confiável, e o número de retrabalhos também é diminuído ou até eliminado.

4. Centralização dos dados

Ainda existe um medo em algumas empresas sobre ter sistemas diferentes operando. 

Por isso, é importante sempre se certificar que o software fiscal contratado irá se integrar com sucesso ao ERP.

Quando essa conexão acontece, as informações conseguem fluir entre os sistemas, e tudo fica centralizado no sistema de gestão.

Em um processo manual, a inserção de informações a partir de digitação é muito mais arriscada e demorada, portanto, a integração de sistemas é um processo seguro e muito utilizado nas empresas.

5. Flexibilidade

O uso da integração tornou o trabalho com ERP muito mais flexível, afinal, agora é possível ir além dos módulos padrão e contratar softwares mais especializados em determinados assuntos.

Softwares em nuvem apresentam ainda mais vantagens, uma vez que podem ser acessados em qualquer lugar ou dispositivo (de acordo com as regras da empresa), o que facilita o trabalho em Home Office, mudanças de escritório, reformas, entre outras situações.

O uso de tecnologia em nuvem não se limita apenas à softwares: grandes marcas de ERP do mercado, como a TOTVS, estão apostando há anos nesse tipo de solução, e como exemplo recente, podemos citar o SmartERP Protheus.

Como a ConexãoNF-e pode ajudar seus processos fiscais com ERP

O primeiro ponto positivo de usar o software fiscal ConexãoNF-e, é que você não vai mais se preocupar com o recebimento de documentos fiscais eletrônicos.

O próprio sistema captura de forma automática NFe e CTe direto da Secretaria da Fazenda nacional, e captura NFSe em mais de 5.000 prefeituras. Ou seja, as informações já vem corretas e validadas, prontas para o lançamento no ERP.

Usando o Importador de XML da ConexãoNF-e, todos os documentos citados são enviados automaticamente para o ERP e sistema contábil da sua empresa.

Só neste processo já foram eliminadas várias etapas, afinal, o colaborador terá tudo em mãos dentro do sistema de gestão. 

Mas não acaba por aí.

Os XMLs ficam organizados dentro do ERP, com flags que sinalizam o status do documento (já foi lançado como pré-nota, está pronto para o lançamento, se há problemas no XML, entre outros).

Para fazer o lançamento efetivo, basta selecionar a nota e dar início ao processo, sendo que quase todas as informações já estarão preenchidas com os dados do XML. 

Existe ainda a possibilidade de fazer a importação automatizada em lotes, sem a necessidade de interação humana.

O sistema também é inteligente: se você já recebeu produtos de uma empresa antes, ele faz a amarração dos dados e preenche de forma automática.

Além de tudo isso, o software da ConexãoNF-e integrado no ERP faz várias validações de segurança, como:

• alerta sempre que um documento foi cancelado;
• valida os impostos do XML de nota fiscal;
• vincula o XML ao pedido de compras;
• importa Carta de Correção eletrônica (CCe);
• faz a validação geral dos dados entre XML e ERP, como NCM, CFOP, e muito mais.

Conclusão

A integração de sistemas melhora os processos com ERP na sua empresa.

Com a plataforma da ConexãoNF-e é possível eliminar em mais de 80% o tempo gasto com tarefas repetitivas, com segurança e assertividade.

Além da agilidade, outros benefícios como segurança fiscal e centralização de dados são bem percebidos pelas empresas que adotam a estratégia.

Quer otimizar o lançamento de XMLs no seu ERP? Conheça a ConexãoNF-e. 

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