Até julho de 2018 todas as empresas brasileiras terão que se enquadrar no eSocial. O prazo pode parecer ser longo. Contudo, é importante as organizações estarem atentas ao assunto, já que esta é considerada a maior e mais complexa parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

“O eSocial irá exigir muito. Os funcionários deverão estar em constante capacitação e vários setores dentro da empresa deverão estar envolvidos com esta mudança. Serão necessários alterar procedimentos, envolver pessoas, conscientizar a todos sobre obrigações e adotar critério para procedimentos, como admissões e demissões, pois os prazos são curtos”, destaca a Coordenadora de Departamento Pessoal da Magnus Consultoria, Graziela dos Santos.

Muitas empresas ainda não estão preparadas, com dúvidas e dificuldades quanto à utilização do programa. Por isso, contar com profissionais qualificados pode fazer toda a diferença.

A adaptação, que envolve a reestruturação de processos fiscais, adequação da tecnologia e outros, impacta diretamente na rotina da organização, pois é preciso uma mudança cultural nas atividades trabalhistas. Veja algumas informações importantes destacadas pela especialista.

- A principal vantagem do eSocial é a unificação das informações, simplificações dos processos e a garantia do passado resguardado, já que as informações estarão disponíveis em um banco de dados, onde todos os órgãos terão acesso às informações.

- Atenção às informações exigidas pelo eSocial, como dados pessoais, folha de pagamento, movimentação mensal do funcionário, benefícios do INSS, afastamentos e férias. “Além disso, deverão ser repassadas também informações sobre medicina e segurança”, frisa a analista de Departamento Pessoal da Magnus Consultoria.

- Atualmente, a maioria das obrigações acessórias que hoje são enviadas até o dia sete do mês subsequente, como por exemplo, o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), em algumas situações passarão a ser encaminhadas em tempo real. Outros exemplos são a Relação Anual de Informações Sociais(RAIS) e a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), declarações que até então eram anuais e que agora passarão a ser enviadas mensalmente para o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Caixa e Receita Federal.

- O impacto à rotina dos trabalhadores. “Eles serão responsáveis por manterem seus dados pessoais atualizados junto ao RH, evitando assim problemas e atrasos no saque da multa do FGTS, seguro-desemprego, dentre outros benefícios recebidos pelo INSS. Também haverá um controle mais rígido em relação à saúde e à segurança dos empregados por meio de monitoramento”, diz Graziela.

- O eSocial é de responsabilidade de toda a empresa. A responsabilidade maior será do RH, mas todos deverão estar envolvidos, desde o setor jurídico, medicina e segurança, contabilidade, financeiro, produção, TI, fiscal e faturamento. “Os funcionários deverão cumprir as normas da empresa estabelecidas na legislação como, utilização correta de equipamento de proteção e atualização constante dos seus dados e endereço. Os superiores também deverão estar engajados, como por exemplo, fazendo o papel de conscientização e fiscalização com seus funcionários”, frisa a analista.

- Uma dica para se preparar é se antecipar. Quanto antes a empresa iniciar o processo de adequação e envio de informações, mais tempo terá para sanar possíveis dúvidas e se adaptar ao modelo.  Em relação ao sistema, em alguns casos será necessário renovar as ferramentas de TI, porém, a maior mudança será na cultura e rotina das organizações. Para iniciar esse processo, as empresas já podem verificar todas as informações cadastradas nos sistemas (utilizados atualmente), elas devem estar atualizadas. Analisar também as tabelas de INSS, IRFF, atualizar a qualificação cadastral dos funcionários (PIS, CPF, nome e data de nascimento) no site do eSocial e atualizar também os exames periódicos dos trabalhadores. Assim, quando o sistema entrar em vigor, alguns processos já estarão resolvidos.