Reuniões, em geral podem ser entediantes se não forem relevantes, participativas e planejadas. Mas também podem ser um dos melhores usos do seu tempo, pois deixa a equipe focada e motivada para alcançar os resultados desejados. Siga as dicas a seguir para  você conseguir tirar o melhor de suas reuniões:

Tempo é a essência. Comece a reunião no horário, independente do número de membros ausentes. Não puna os que chegaram no horário ao esperar os outros. Diga aos atrasados que eles podem ver o que perderam depois. Isto estabelece o padrão para as futuras reuniões e pode encorajar as pessoas a chegar no horário consistentemente.

Solicite a "honra da sua presença" com aviso prévio. Quando estiver desenvolvendo o cronograma de uma reunião, preencha com palavras de ação que emocionam para parecer o máximo possível com um convite. Dale Carnegie sugere, "Desperte um forte desejo nos demais." Prometa aos participantes mudanças ou divertimento.

Preparação prévia previne mau desempenho. De forma escrita, pelo menos 48 horas antes, envie uma pauta informal com tópicos, apresentadores, restrições de tempo, ações, e resultados desejados. Insista para que cada participante esteja preparado e tenha os documentos e pesquisa apropriados. Isso irá criar um impulso para resultados positivos e manter a dinâmica da reunião avançando. Se houver tópicos que requerem pesquisa avançada, forneça esta informação com a pauta.

Vá para o objetivo. Saiba qual o resultado esperado desde o começo e comunique-o sempre que tiver oportunidade. Guie as conversas e discussões da reunião relativos à conclusão. Quando reuniões ocorrerem na reunião, lembre os participantes do objetivo final e traga-a de volta aos trilhos.

Seguindo em frente. Tenha uma lista de perguntas prontas para estimular o pensamento. Lembre de manter a reunião em ritmo acelerado. Tente incorporar algumas destas perguntas:

Como isto irá acontecer? Onde isto funcionou antes? Há alguma evidência que irá comprovar o que está sendo dito? Como começamos e mantemos o ritmo? Esta ideia terá alguma restrição?

Sente-se, sinta-se confortável! Alguns dizem que se uma sala é limitada e desconfortável, irá estimular o pensamento rápido e motivar aos participantes a fazer o que devem fazer, pois então podem voltar ao conforto de suas mesas. O oposto também é verdade. Algumas fontes sugerem arrumar menos cadeiras que o necessário. Os atrasados se sentirão desconfortáveis quando tentarem se espremer entre o grupo, motivando-os a chegarem no horário no futuro. Entretanto, esta estratégia pode ser um tiro pela culatra e causar efeitos negativos em algumas situações. Use julgamento apropriado se for praticar essa opção.

Tente uma rotina de reuniões em pé. Algumas organizações fazem reuniões que todos ficam em pé. A ideia é que o corpo e o cérebro trabalham mais eficazmente nessa posição. Estes tipos de reuniões podem alcançar resultados rápidos porque é mais fácil pensar quando está em pé.

Alimente-se – depois faça a reunião. Se você planeja comer durante a reunião, tenha um horário separado para comer no cronograma. Se a reunião inicia às 8h em ponto, na pauta, mencione que o café da manhã será servido das 7h30 até as 8h e somente café estará disponível depois das 8h. Fome pode ser a razão pela qual as pessoas vão, mas o destaque da reunião não deve ser o tipo de pão ou rosquinhas servidos; deve ser o resultado da reunião.

Leia as regras. Como facilitador, outra regra básica para evitar interrupções é certificar-se que o correio de voz dos telefones estão funcionando ou ter alguém para anotar os recados para os participantes. Todos nós sabemos a regra "desliguem seus telefones celulares." Use-a! Isso irá eliminar as razões para qualquer um perder um minuto da diversão. Proporcione intervalos para que os participantes possam checar suas mensagens – lembre-se de mencionar quando voltarão para a reunião e marque este tempo.

Sempre há uma próxima vez. Se apropriado, marque a próxima reunião antes do fim desta para que todos os envolvidos tenham a mesma informação para organizar as suas agendas. Permita tempo suficiente para os projetos e designações serem completadas (se necessário). Deixe essas ações e o acompanhamento por escrito, para não haver confusão posteriormente. Distribua a ata em menos de 48 horas após a reunião e reforce as responsabilidades pelas tarefas.

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