Se você estiver subindo a escada em sua profissão, em algum momento, estará gerenciando uma equipe, entregando atualizações de projetos, falando antes de uma reunião de gerencia, treinando clientes ou colegas, ou ministrando qualquer número de outras apresentações profissionais.

Como um profissional de negócios, você provavelmente passou os primeiros anos de sua carreira como integrante da equipe que executa tarefas. Como resultado, provavelmente teve poucas ou nenhuma oportunidade de fazer apresentações no início de sua carreira. Então, ao receber uma promoção ou receber uma gama maior de responsabilidade, pode ter uma transição abrupta e passar a fazer apresentações mensalmente, semanalmente ou até mesmo diariamente. Ao planejar cuidadosamente e pensativamente, poderá tirar muito da ansiedade de ministrar uma apresentação profissional e ter um impacto poderoso nos ouvintes.

Para planejar uma apresentação de alto impacto e eficaz, primeiro deve visar:

Quem é o seu público?
Qual é o propósito?
Qual é a mensagem?

Qual é o seu Público?
É tão difícil satisfazer as expectativas desconhecidas de um público quanto acertar um alvo sem olhar. Pode ser feito, mas é uma forma arriscada de buscar o sucesso. Parte do processo de preparação é fazer uma pesquisa que reúne as seguintes informações sobre o público.

Conhecimento: A maioria dos apresentadores estão preocupados com o nível de conhecimento do público: "O público é melhor informado que eu?" Essa é a preocupação menos séria porque um apresentador que é preocupado com isso irá estar preparado adequadamente. Portanto, o maior problema é o perigo de subestimar o nível de conhecimento do público. Nunca enfrente um público despreparado, mas nunca caia na armadilha de supor a ignorância dos ouvintes e falar num nível inferior.

Especialidade: O nível de habilidade do público também é importante porque pode determinar a posição sobre o assunto que deseja tomar.
Experiência: Essa consideração questiona não somente quanta experiência o público tem, mas também em qual nível e em qual ambiente. Experiência em um laboratório é significativamente diferente de uma experiência no campo.
Preconceitos: Se puder identificar os preconceitos do público, poderá saber de onde eles estão partindo e evitar as principais armadilhas na apresentação.

Qual é o Propósito?
Há apenas alguns propósitos para uma apresentação. Os seguintes são os mais aceitos:

Informar: Um propósito lógico é apresentar uma informação para esclarecimento de seu público. Este tipo de apresentação deve ser voltado para a clareza e compreensão. Ela define “isto é o que é” ou “é assim que se faz isto.”

Convencer ou Impressionar: Um comunicador frequentemente tem o trabalho de convencer ou impressionar outros da importância de algo. As pessoas precisam ser impressionadas com validade, valor, ou importância de algo antes que estejam convencidos a mudar suas opiniões ou ideias sobre isso. Responde as perguntas: "Por que devo estar interessado?" ou "Por que devo fazer isto?"

Persuadir para Ação: Uma vez convencido que algo é verdade ou tem valor, o público pode ser persuadido a fazer algo. Convencer normalmente precede o persuadir. Como um líder hoje, é importante ser eficaz em motivar ou inspirar outros para agirem. Responde as perguntas: "Quando que começo?" ou "Como eu começo?"

Entreter: De certa forma, toda apresentação deveria entreter. Para que o público esteja favorável e aberto para ser convencido, esclarecido ou motivado, este precisa estar entretido. O entretenimento não é necessariamente baseado no humor, embora possa ser uma grande parte. Em um sentido mais amplo, entreter um grupo é fazer com que os presentes se sintam felizes por estarem ali e satisfeitos por você ser o apresentador.

Qual é a Mensagem?
Raramente parece ser necessária a importância de ter uma mensagem, mas infelizmente, algumas vezes há apresentações que parece faltar uma mensagem clara. Podem estar dentro do programa para preencher o tempo ou existe tantas mensagens entrelaçadas dentro da apresentação que é impossível identificar algo significativo. Esteja certo de que sabe qual é a mensagem e mantenha-a em mente durante a preparação para que esta tenha um caminho a seguir e não saia da trilha que a leva ao objetivo final.

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